長崎のＡＢＣ不動産のホンダです。
ムダな業務をカットして、
一番重要な業務に集中する。
当たり前のことですが、
割とできていないことがよくあります。
業務は放っておくとどんどん増えていきます。
何か問題点を解決しようとするたび、何かを計画するたび、
やることがどんどん山積みになっていきます。
やらないよりは、なんでもやったほうがいいからです。
しかし、時間は有限なので、業務が増えた分、
今までできていた業務が、できなくなったりします。
できなくなる業務は、重要か重要でないかに関わらず、
手間のかかる、面倒なものほど、自然消滅しやすいです。
いざ、新しい業務を計画した人に、
目的を尋ねると、ほとんどの人が答えられますが、
その運用方法と結果の予測を尋ねると、
そこまで考えていなかったという人もいます。
例えば、訪問営業について、
誰がどの顧客の元へ訪問して、どんな話をしたか、
それを共有するために、
営業日報をデジタル化して、サーバーで保存しようとしたとします。
この業務の導入により、実際の作業として、
これまで、終礼時に口頭でマネジャーに報告していたことは、
すべてパソコンへ入力するという、
大変手間のかかる作業へと変化します。
そして、その膨大な手間によって、
データの作成そのものは達成できます。
しかし、本来の目的である、
「訪問履歴を共有する」ために、そのデータをどうするのか。
最初のテーマに戻ってみると、
意外に目的を果たしていないことが多いです。
入力して、データが出来上がっただけでは、
共有していることにはなりません。
それを活用する人がいなければ、何の意味もないです。
また、どのように活用するのか、
その方法によっても、
得られる効果はまったく違ってくると思います。
いつの間にかデータの作成だけが重要視されてしまい、
それを活用することは放置されている状態です。
これでは、データを作成する社員が疲弊するだけで、
もっと根本的に、「利益を生み出す」という、
会社全体の共通目的を果たせなくなります。
業務を増やすときには、別の業務を減らす。
故意に減らさなくとも、自然消滅してしまうこともある。
そんなリスクを考えた上で、思いつきで実行することなく、
それが本当に必要かを最初に深く考える必要があると思います。
今日は今までのことを振り返って、
そんなことを反省していました。
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